Mon projet CRM

Optimiser le choix de ses licences Salesforce puis lancer le projet

Salesforce propose une multitude de produits épatants mais parfois difficiles à différencier. Notamment en termes de «Licence» & «d’Edition».

Un projet CRM est un projet plus important qu’urgent. Votre entreprise s’en est passé pendant des années, vous n’êtes plus à quelques jours. Prenez le temps de vous renseigner et de négocier.

Et surtout, contactez un intégrateur expérimenté avant tout autre contact ou décision.

Exemple : Licences Salesforce ou Platform Force – comment choisir ?

Comparons notamment les deux offres les plus connues : Licence Salesforce et licence Platform Force.

IMPORTANT : contrairement aux éditions, des licences différentes peuvent être panachées dans un même projet.

Les flèches bleue et rouges qui se prolongent ci-dessous pour Force rappellent qu’il est indispensable d’acheter AU MOINS UNE licence Salesforce (celle de l’admin) pour un déploiement Platform Force.

licences_Salesforce_VERSUS_FORCE

Cette licence admin possède les fonctions Salesforce et permet par exemple de mener des campagnes marketing. Mais les users en Force ne verront pas et ne pourront pas accéder à l’onglet Campagne.
C’est l’édition de cette licence admin qui détermine l’édition de toute les autres licences Force. Si votre licence Salesforce admin est Unlimited, par exemple, les objets custom de tous vos utilisateurs Force sont automatiquement alignés sur Unlimited (Ex. 800 champs autorisés par objet, par exemple, contre 500 si vous étiez en licence admin Enterprise). Des licences Force ne peuvent fonctionner que associées à une licence Admin au moins en édition Enterprise.
Regardons maintenant les fonctionnalités de chaque licence :

La licence Platform Force contient (tarifs FORCE) :

  • Les fonctions et objets standards communs à tous les métiers et les besoins : Utilisateurs / comptes / contacts / activités / Chatter…
  • L’outillage qui permet de fabriquer des objets standard quelconques (fiches interventions, factures, note de frais, deals immobiliers, etc.),
  • Les outils d’analyse : rapports & tableaux de bords,
  • Les automatismes : Workflows, Workflows d’approbation, etc.

La licence Platform Force se décline en 2 tarifs selon le nombre d’objets personnalisés que l’on peut mettre à disposition de chaque utilisateur en plus des objets standard :

  • 10 custom objets en Platform Starter (25€ /mois /user)
  • 110 custom objets en Platform Plus. (100€/mois/user)

La licence Salesforce contient (tarifs SALESFORCE) :

tout ce qui précède plus une batterie d’objets métier sophistiqués standard dans les 3 piliers applicatifs suivants :

  • Marketing : campagne, piste, et les automatismes liés (Web-vers-piste..), etc.
  • Vente : opportunité, devis, catalogues Prix/Produits, contrats, gestion des territoires et des équipes de ventes, Prévisions, quotas, etc.
  • Support SAV : Requêtes, Solutions (en Classic), et les automatismes liés (Web-vers-Requête…), etc.

La licence Salesforce se décline en 4 éditions qui déterminent en quatre paliers, les fonctions disponibles et les Gouvernor limits (par exemple, ci-dessous, le nombre de champs autorisés par objet).

  • Salesforce EE Essential (25€/mois) 100 champs
  • Salesforce PE Professional (75€/mois) 300 champs
  • Salesforce EE Enterprise (150€/mois) 500 champs
  • Salesforce UE Unlimited (300€/mois) 800 champs

Les autres différences entre éditions sont détaillées ici : Tableau comparatif des différentes éditions de Sales Cloud

Alors comment choisir entre licence SALESFORCE et licence FORCE ?
Le choix dépend de multiples critères comme le contexte métier et l’organisation, les priorités fonctionnelles, la taille de projet, l’urgence et bien sûr de coût puisque les licences FORCE sont 6 à 12 fois moins coûteuses que les licences Salesforce… Mais elles font moins.
Ce choix devient plus clair avec quelques exemples :

  • Si les objets Salesforce standard proposés répondent d’emblée à tous vos besoins et que vous aurez l’usage de la plupart d’entre eux, vous économiserez du temps et de l’argent à choisir la licence Salesforce d’emblée. C’est le cas si votre process métier colle bien avec l’utilisation des objets standard opportunités, catalogues produits, devis, territoires, prévisions, quotas, contrats, requêtes, proposées par Salesforce.
  • Si vous avez quelques utilisateurs pour qui ces fonctions n’ont aucun intérêt, autant équiper ces utilisateurs en licence FORCE. Par exemple, une standardiste qui n’utilise que les objets standards comptes/contacts/activités, pour prendre des messages ; ou un comptable qui n’a besoin d’accéder qu’à des objets custom comme les notes de frais.
  • Si les objets standards ne répondent pas à votre besoin et que vous devez en recréer ou en modifier la plupart des champs, autant partir en FORCE et créer des objets personnalisés qui éviteront certaines limites des objets standard. Exemple, si vous négociez des deals immobiliers ou des baux commerciaux qui comptent des centaines de champs très spécifiques à la législation locale. Ou d’autres objets qui n’existent pas en standard (Etats des lieux, baux, lot, immeubles, fiches de travaux, autorisation de construction, dossiers d’aménagement, etc.)
  • Critère « Taille de l’équipe » : le temp incompressible pour créer un objet custom sera d’autant mieux rentabilisé que vous l’amortirez sur un grand nombre de licences. Les équipes plus grandes ont donc mathématiquement plus intérêt à considérer une option licence FORCE.
  • Evolution : S’écarter du standard présente le risque de devoir se passer à terme d’une évolution standard non compatible avec un objet personnalisé. Exemple, les nouveaux modules comme Einstein sont d’emblée adaptés pour les objets standard mais ce sera moins facile de les intégrer pour certains objets crées sur mesure. etc.

On voit que le choix est complexe et nécessite de prendre le temps bien peser la décision. C’est le rôle de l’intégrateur et de Salesforce de vous aider à faire un choix éclairé. Et comme il est possible de panacher les licences, la bonne solution consistera peut être en un mélange.
Exemple pour un foncière de centres commerciaux (les utilisateurs Salesforce peuvent voir en plus tous les objets personnalisés, si besoin)

Exemple de répartition des licences Salesforce et Platform Force dans un projet CRM de foncière immobilière

En résumé, encore une comparaison immobilière … Salesforce est à Force, ce qu’un appartement meublé haut de gamme et déjà équipé est à un appartement à équiper.
Dans un appartement Force, à part les équipements de base (toilettes, salle de bains, cuisine) il faudra meubler et décorer vous même.
Si vos goût spécifiques et votre budget vous l’impose, alors Force peut être la méthode un peu plus laborieuse mais bien plus économique pour accéder au meilleur des CRM.
Comme pour un achat immobilier, prenez juste le temps de bien choisir. Le temps passé ainsi à peser le choix Salesforce versus Force n’est d’ailleurs pas perdu. C’est un investissement qui contribue à l’analyse de vos besoins et donc à la première étape (spécification) du projet.

FAQ :

  • La notion d’édition existe-t-elle en Platform Force ?
    Oui de façon implicite : L’édition de vos licences Force est automatiquement alignée sur celles de votre(s) licence(s) admin Salesforce. Si votre licence Salesforce admin est Unlimited, par exemple, les objets custom de tous vos utilisateurs Force sont automatiquement alignés sur Unlimited (800 champs autorisés par exemple contre 500 si vous étiez en licence admin Enterprise).
  • Salesforce est plus puissant que Force mais existe-t-il des choses réalisables en FORCE et pas en SALESFORCE ?
    En théorie, non, puisque vous pouvez avec Salesforce créer aussi des objets personnalisés. Ce qui différencie Force, c’est précisément le choix de créer des objets en mode personnalisé qui ont certains avantages techniques (*).
    (*) Exemple de limites : les objets standard ne permettent pas de créer des champs « Principal-détail », l’opportunité standard ne supporte pas les files d’attente dans les circuits d’approbation. Un user Force ne verra pas la possibilité de créer une piste depuis Lightning For Outlook, ce qui est plus commode s’il ne les utilise pas, etc.
    Plus diverses limites induites par la migration vers Lightning. Exemple, les pages dynamiques arrivent mais ne s’appliquent pas partout et notamment pas dans les objets standard. Etc.
    Mais globalement, Salesforce est plus puissant et l’on choisit Force plutôt pour des raisons de coûts. Et/ou quand de toute façon il faudra recréer des objets métiers spécifiques.
  • Salesforce recommande-t-il une licence particulière entre Salesforce plutôt que Platform FORCE ?
    Les deux offres sont proposées côte à côte sur le site de Salesforce. Après vous avoir présenté les deux solutions, les commerciaux Salesforce vous conseilleront le choix le mieux adapté à votre besoin. Les deux produits sont excellents et leaders de leur catégorie. Mais Salesforce sait que vous ne serez pas contraint pas un choix Salesforce puisque c’est une gamme supérieure qui englobe tout ce que fait Force. La licence Salesforce est le haut de gamme avec toutes « les options ». Le prix étant sensiblement supérieur, assurez-vous juste d’en avoir l’usage.
  • Faut-il forcément choisir entre les deux licences Salesforce et Force ?
    Non. Il possible de panacher les licences (mais il n’est pas possible de panacher des Editions)
  • Puis-je basculer en Force ou ajouter des licences FORCE si j’ai déjà un déploiement en Salesforce PRO ?
    Non, Force commence seulement à l’édition Enterprise. Les éditions n’étant pas panachables, il faudra d’abord upgrader vos licences Salesforce vers l’édition Enterprise pour pouvoir ensuite leur associer des licences Force.
  • Pourrai-je modifier mon choix si je me trompe dans l’attribution des licences Salesforce et Force ?
    Dans la limite de vos licences disponibles de chaque type, vous pourrez modifier autant que vous voulez le type de licence d’un utilisateur. Si un commercial en Force (sans accès aux campagnes Marketing) souhaite commencer à s’en servir, il suffira de modifier sa fiche utilisateur pour le passer en licence Salesforce. Puis le repasser en Force s’il n’utilise plus cette possibilité.
  • Puis-je utiliser des licences Force avec mes licences Salesforce Edition PRO ?
    Non, la licence Salesforce admin minimum pour supporter des licences Platform Force est en Edition Enterprise. Cela laisse donc 2 choix d’édition pour des licences FORCE : Enterprise ou Unlimited

Attention : les informations ci-dessus peuvent évoluer en fonction des décisions de l’éditeur Salesforce. Vérifiez leur mise à jour auprès d’un expert intégrateur ou de l’éditeur avant toute décision d’achat.

En résumé…

Salesforce a la réputation d’être la Rolls-Royce des CRM. Ce n’est pas usurpé pour les capacités de l’outil. Si vous ne pouvez pas réaliser une fonction avec Salesforce, sans doute n’auriez-vous pu le faire avec aucun autre outil. Est-ce usurpé pour les tarifs ?  Leur complexité, conduit parfois des clients qui auraient pris leur décision dans l’urgence à se demander, « Mais finalement, on a acheté quoi ?! ».

si vous avez un doute, venez suivre la formation gratuite : les Fondamentaux Salesforce avant de lancer mon projet CRM ou posez votre question, ou demandez à être rappelé à l’aide du lien ci-dessous :

L'éco-système Salesforce en 1 croquis
L’éco-système Salesforce en 1 croquis

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