Négocier et optimiser ses licences

Pour bien négocier,
mieux vaut prendre des gants…

Le propos de cet article n’est pas de dénoncer un quelconque abus de tarif de la part des éditeurs ou intégrateurs. Leurs produits et services sont souvent épatants et méritent le fameux label « PEJ » (… Prix Elevé Justifié). La plupart ont nécessité de lourds investissements et certains sont logiquement chers car ils apportent une valeur ajoutée indéniable.

Mais les bons vendeurs savent comment faire briller les yeux des prospects et profitent parfois de cet éclat pour faire signer trop vite.

Les acheteurs de beaux bateaux, qui ont eu les yeux qui brillent, déclarent souvent, longtemps après leur coup de folie, qu’il y a seulement 2 beaux jours dans la vie d’un propriétaire de bateaux : le jour où il a acheté le voilier et le jour où il l’a revendu.

Pour les logiciels, hélas, cela ne se revend pas. Et la décision implique souvent toute une équipe. Les déceptions sont fréquentes et d’autant plus irréversibles qu’il est difficile pour un manager d’avouer qu’il s’est planté et qu’il faut mettre à la benne tout ou partie d’un projet qui a englouti une énergie importante. Ce n’est pas son argent et il n’aura pas envie de dévoiler sa déconvenue. Il préfèrera justifier ses choix à postériori, parfois en dépit de l’évidence. Triste situation d’amertume qu’il est pourtant facile de s’épargner en évitant la précipitation et en comprenant précisément les licences et l’accompagnement choisis.

Une négociation réussie doit être gagnant-gagnant. Pour la bonne entente à long terme éditeur-client-intégrateur, cette négociation mérite la plus grande transparence.

Nous n’allons pas commenter ici la négociation en général, qui est une technique bien documentée ICI ….
Mais uniquement l’optimisation spécifique des coûts de licences logiciel qui passe par :

1. Choix et négociation des licences initiales pour bien démarrer
2. Négociation de renouvellement ou de modification de licences
3. Utilisation rationnelle et optimisation de son parc de licences.

Négociation des licences initiales et de l’accompagnement pour bien démarrer

Préambule : aucune licence n’est vendue au « tarif catalogue ». Demandez conseil à vos pairs et vos confrères de vous raconter « leur » négo.

Le timing est essentiel et joue en votre faveur : votre entreprise s’est passée de CRM ou d’ERP pendant des années? Est-il bien raisonnable de se contraindre à signer un contrat le 29 du mois juste parce qu’une remise, soi-disant unique, ne serait pas reconduite après le 30 ? Le temps joue pour vous. Les vendeurs tournent vite. Vous négociez avec un commercial qui ne sera sans doute plus sur ce territoire dans quelques mois. A chaque chose, malheur est bon. L’actuel titulaire n’a pas intérêt à rater la vente. Même à tarif réduit il sera mieux commissionné que pas du tout si vous attendez son remplaçant.

Le timing joue aussi sur les périodes propices à la négociation. Le vendeur cherchera a faciliter la négociation en fin de mois, en fin de trimestre ou en fin d’année. Connaissez-vous la date de clôture de votre fournisseur ? Rien n’empêche pas ailleurs de lui être agréable en lui permettant de finir en beauté sa période, mais sans pour autant faire démarrer le contrat aussitôt. Exemple signer, en échange d’une remise, un contrat en fin de semestre, le 31 juillet pour un éditeur qui clôturerait le 31 janvier mais demander l’activation des licences au 1er septembre (sauf quelques licences pour ceux qui commenceront en août).

Les versions de TRIAL : Tous les éditeurs proposent des versions gratuites de leur logiciel limitées dans le temps (30 jours souvent). Avez-vous pris le temps de bien tester les fonctions grâce à cet essai gratuit ? Et pensé à demander au commercial de ne démarrer le contrat qu’à l’issue de ce trial. Certains éditeurs proposent même des versions gratuites illimitées mais juste bridées. Tel est le cas de cet éditeur de composeur PDF qui offre une version limitée à 2 templates. C’est peu mais pour une TPE, qui aurait juste besoin d’un template de devis et de facture en une langue, cela suffit.

Choix des licences : Vous a-t-on expliqué qu’il existait 3 ou 4 niveaux de licences ? Savez vous bien la différence entre les diverses Editions / versions / interfaces / Licences ? Savez vous quelles sont les options exclusives et celles qu’on peut panacher entre groupes d’utilisateurs ?

De combien de licences avez-vous réellement besoin dès à présent ? Sauf en regard d’une forte remise, quel intérêt à acheter d’emblée toutes les licences qui ne seront déployée que progressivement, au fil des mois.

Certains extensions présentées comme indispensables le sont-elles vraiment ? Exemple : on me propose une extension marketing alors que le logiciel de base gère déjà les campagnes. Module plus modestes mais déjà si performant qu’il me faudra déjà des mois pour le maitriser. Ou bien un contrat de support alors que la licence comporte par défaut un support technique standard de bonne qualité. Ou bien une passerelles entre le CRM et la messagerie alors que là aussi une fonction standard, très au point, contentera sans doute les utilisateurs.

Et si certaines extensions sont utiles, en ai-je vraiment besoin dès à présent ? Mettre en place le coeur du CRM prendra déjà des mois. Chaque chose en son temps. Sinon des licences vont dormir dans les tiroirs.

Durée du contrat : Le contrat qu’on vous propose est souvent d’un an. Il peut être vraiment intéressant, pour obtenir une remise significative, de signer d’emblée pour 2 ou 3 ans s’il y a peu de chances de l’interrompre. C’est une bonne idée pour un logiciel connu et éprouvé, dont le niveau de risque est donc faible et le coût de mise en place significatif.

La concurrence : Faire jouer la concurrence est une évidence même si votre choix est quasi certain. Certains éditeurs ou intégrateur ont « leurs têtes » et sont prêts à de gros efforts de prix face à certains concurrents. Vous aiderez même votre commercial à vous accorder une remise face à sa hiérarchie, s’il peut invoquer le contexte concurrentiel.
Côté Intégrateur, la mise en concurrence est essentielle pour une autre raison : s’assurer que le prestataire a compris la demande. Celle-ci doit s’adapter à chaque client et contexte, mais pour un même projet, les coûts étant similaires, la charge estimée totale devrait être sensiblement comparable entre les candidats. Si les évaluations varient trop, c’est que l’objectif n’est pas clair ou a été mal interprété. Donc, rendez service aussi à votre intégrateur, et pour cela, mettez-le en concurrence ! (…)

La négociation de renouvellement ou de modification de licences

Vous vouliez ajuster votre contrat en cours d’année. (par exemple modifier son type de licence). Dommage, le contrat était ficelé pour toute sa durée. La plupart des éditeurs acceptent néanmoins les modifications en cours de contrat. A condition que le total du contrat + avenant soit supérieur ou égal au contrat de base. C’est une des raisons pour ne pas faire le plein de licences dès le départ.

La date de renouvellement approche et vous pourrez bientôt ajuster votre contrat. Avez-vous pensé à vérifier les durées de préavis ?

Paradoxe sur le choix des licences les moins chères : il est plus facile de négocier un bon salaire à l’embauche que d’obtenir ensuite une augmentation. Le raisonnement s’applique pour les licences. Si vous savez que vous aurez besoin à court terme d’une licence avancée, négociez-la bien d’emblée. N’optez pas pour une licence bas de gamme pour commencer, en pensant qu’il sera facile d’obtenir une remise lors de la montée en puissance. L’éditeur vous sachant « accroc » sera bien moins ouvert lors de la deuxième négociation. (…)

Utilisation rationnelle et optimisation de son parc de licences.

Savez-vous réellement de quelles licences vous disposez ? Combien ? et pour encore combien de temps. C’est le moment de le relire ou de découvrir vos contrats. Vous disposez peut être de fonctions inutilisées… Si vous arrivez dans une entreprise où le logiciel a été acheté par un prédécesseur, fouillez la configuration, vous y trouverez une rubrique de type « gérer les licences » ou « Checkout » qui détaille le contrat en cours.

Suivez votre consommation au jour le jour : Suis-je au clair sur l’utilisation réelle de mes licences actuelles avant d’en acheter d’autres ? Le logiciel dispose de rapports ou d’écrans qui dévoilent parfois que certains utilisateurs n’ont pas utilisé le produit depuis des mois, voire des années. Triez juste la colonne « dernière connexion » de la liste des utilisateurs. Cela se constate souvent pour certains utilisateurs qui ne vont jamais dans le logiciel mais dont la licence ne sert qu’à leur expédier des mails ou des rapports. Pourquoi ne pas leur reprendre leurs licences au profit d’autres utilisateurs plus actifs. Et trouver une solution alternative pour l’envoi de simple rapports.

Profitez de vos licences gratuites : il y en a de plusieurs natures :

1. Les éditeurs proposent des variantes gratuites de leurs licences qui suffisent peut être à certains usages (Exemple, Salesforce est particulièrement généreux avec 5000 licences gratuites internes et 500 externes pour son outil collaboratif « Chatter »),
2. Ils proposent des prêt de licences ou des « Courtesy licences » dans certains cas
3. La plupart des add-ons des grands logiciels à « extensions » comme Odoo ou Salesforce comportent une version simplifiée gratuite (environ 45% des milliers d’appexchanges de Salesforce, qui en propose lui-même beaucoup, sont gratuites)

(…)

Morale de l’histoire

La plupart des conseils qui précèdent sont valables pour tous les fournisseurs avec qui l’on part pour un long voyage. Que ce soit son éditeur ou son partenaire intégrateur (même si lui, il est plus facile de le remplacer).

La quasi totalité des professionnels du secteur sont honnêtes et auront à cœur de jouer la transparence. Si vous n’en avez pas déjà choisi un, l’éditeur devrait vous présenter un ou plusieurs intégrateurs au plus vite pour vous aider à évaluer votre besoin.

Une formation spécifique gratuite est disponible pour faire un point sur ses choix de licences: les Fondamentaux Salesforce avant de lancer mon projet CRM.

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